Les ingrédients

  • La juste définition du besoin
  • Un travail en concertation avec les équipes techniques, prescripteurs techniques
  • Une préparation minutieuse des rencontres
  • Des outils pour guider les utilisateurs novices
  • De la communication : une « Storytelling »

 

Comment convaincre les directions opérationnelles du bienfait du sourcing ? Comment démocratiser la démarche de sourcing en interne et le mettre en œuvre ?

L’idée étant d’y parvenir en évitant le passage en force.

A partir du moment où la règlementation le permet, il s’agit avant tout d’une question d’envie et de caractère ainsi qu’un état d’esprit. Le but est de convaincre l’ensemble des collaborateurs du bien-fondé de la technique. Le service de la commande publique et/ou des achats est un service support aux autres pour les aider, les accompagner à trouver de nouvelles solutions.

Aidez-vous d’une « storytelling » pour vendre la fonction achat et valoriser tous les acteurs qui ont participé.

Arrêtez de vous plaindre de la qualité ou de la quantité des offres ! Arrêtez de copier-coller de vieux cahiers des charges et soyez curieux !

Le sourcing doit permettre aux entreprises de répondre parfaitement à votre besoin.

Ainsi, vos cahiers des charges seront enrichis et dépoussiérés.

 

Pour bien commencer, réaliser une cartographie

Le sourcing doit être à l’initiative de l’acheteur ; il est cependant nécessaire de prendre quelques précautions dans la conduite des rencontres avec les entreprises. En effet, il est primordial de donner le même niveau d’information aux entreprises rencontrées et de consacrer un temps de parole équivalent. Pour une démarche efficace, il est cependant essentiel d’identifier les dossiers sur lesquels une action de sourcing est utile et pour lesquels l’acheteur aura un retour sur investissement.

Réaliser une cartographie des marchés afin d’identifier les enjeux financiers, politiques, d’innovation et de concurrence. Cette cartographie est la première étape fondamentale à réaliser ; souvent bafouée par manque de temps et noyée par le quotidien.

 

Ensuite, préparer minutieusement votre rencontre fournisseur

Constituer une équipe de travail entre prescripteur technique et acheteur et préparer les arguments de votre rencontre avec les entreprises identifiées. Cette préparation doit être minutieuse et réalisée plusieurs mois avant la consultation (entre 3 et 6 mois avant la rédaction définitive du cahier de charges).

Un document de traçabilité peut matérialiser les échanges, celui-ci contiendra les questions abordées, les points techniques du cahier des charges à discuter, le nom des entreprises et des participants. Ainsi, l’équipe projet posera les mêmes questions à toutes les entreprises rencontrées.

Un ordre du jour peut être envoyé aux participants de manière à guider vos interlocuteurs sur les sujets qui vont être abordés et ainsi identifier les fonctions de chaque représentant. Les rôles de chacun sont définis au préalable. Une réunion interne de préparation est alors nécessaire pour fixer les objectifs et préciser les points de vigilance par exemple.

Soyez clair sur les éléments que vous pouvez communiquer. Rien de plus terrible que de se retrouver dans une situation où votre collègue en dit trop !

 

Pour finir, privilégier les rencontres physiques

Les rencontres fournisseurs doivent s’effectuer dans des salles de réunion, hors des bureaux de manière à ne pas dévoiler d’informations confidentielles. Attention toutefois au langage non verbal qui peut également vous trahir. Celui-ci est très important, il est donc primordial de rester maître des débats. En cas de dérive, il est nécessaire de recadrer les échanges au plus tôt.

Vous obtiendrez ainsi les informations nécessaires pour faire un sourcing complet et efficace.

Cela vous permettra de mieux définir votre besoin ; l’entreprise comprendra exactement votre demande et pourra vous apporter une réponse cohérente.

L’avis de l’expert

Lancez-vous et annoncez fièrement les résultats obtenus !

Créer des storytelling et renouveler l’opération autant de fois que nécessaire !

Aidez-vous d’une « storytelling » pour vendre la fonction achat et valoriser tous les acteurs qui ont participé.